kopf
brlogo
fensterobenrechts
   
   
fensteruntenblau
   
 

Makros in WORD

am Beispiel von MS Word 2000

Autor: Albin Buhl, Korschenbroich

 

 

Weshalb Makros?

Sicherlich kann man die Arbeit mit WORD 2000 auch ohne Makros bewältigen. Aber in vielen Fällen können Makros die Arbeit erleichtern. Gerade wenn eine Aktion, nur über mehrere Mausklicks und Eingaben zu bewältigen ist, können diese Befehle in einem Makro zusammengefasst werden. Ein Mausklick auf den Namen des Makro oder eine bestimmte Tastaturkombination (Shortcut) und die entsprechende Aktion wird erledigt. Dadurch wird die Arbeit erleichtert und man kann Fehler vermeiden. In WORD 2000 von Microsoft ist die Programmiersprache VISUAL BASIC für Applikationen (VBA) integriert. Mit Hilfe dieser Sprache werden die Makros erstellt. Mit diesem Hilfsmittel ist fast alles möglich. Ich werde mich hier auf einige Grund- prinzipien der Makro-Programmierung beschränken. Die Anfänger werden Schritt für Schritt in die Programmierung eingeführt.

 

Wie in allen Büchern über Programmierung beginne ich zunächst mit den Themen:

 

  • Wie wird ein Makro aufgezeichnet?
  • Wie wird ein Makro ausgeführt?
  • Einem Makro eine Tastenkombination zuweisen
  • Wie wird ein bestehendes Makro bearbeitet?

 

1. Makro aufzeichnen

Sehr häufig wird ein Brief stets mit derselben Floskel beendet:

 

Mit freundlichen Grüßen
Albin Buhl

 

Diese stets wiederkehrende Worte sollen nun durch ein Makro ausgeführt werden.

Insider werden nun sagen, dass man das auch anders realisieren kann. Dies ist richtig, aber ich möchte ganz einfach anfangen.

  • Sie öffnen mit WORD 2000 ein neues Dokument
  • Menü EXTRAS
  • MAKRO
  • AUFZEICHNEN

Nun öffnet sich das folgende Fenster:

 

image010

 

Überschreiben Sie den vorgegebenen Makronamen "Makro1" mit einem Namen der etwas über die Bedeutung des Makros aussagt, z. B. "schluss" Bei dem Namen ist darauf zu achten, dass bestimmte Konventionen einzuhalten sind. Es dürfen keine Leerzeichen und keine Sonderzeichen darin vorkommen. Umlaute, ß und der Unterstrich sind aber erlaubt.

Klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen und Sie befinden sich in dem WORD-Dokument. Damit deutlich wird, dass Sie sich in der Makroaufzeichnung befinden, ist in der linken oberen Ecke das folgende Symbol:

image015

Nun geben Sie den obigen Text ein:

 

Mit freundlichen Grüßen

Albin Buhl

 

Beenden Sie die Makroaufzeichnung, indem Sie auf das kleine Quadrat Makrosymbolleiste drücken.

Damit ist das Makro erstellt. Das Dokument kann ohne zu speichern geschlossen werden.

 

2. Wie wird ein Makro ausgeführt?

Ob das Makro nun funktioniert, kann man mit

  • Menü EXTRAS oder (ALT + F8)
  • MAKRO

feststellen.

 

Nun werden die erstellten Makros aufgelistet. Da bisher nur ein Makro erstellt wurde, wird nur das Makro "Schluss" in der Liste erscheinen.

 

image020

 

Klicken Sie auf "Schluss" und dann auf "ausführen".

Das Fenster wird geschlossen und der Text in das Dokument eingefügt.

 

3. Einem Makro eine Tastenkombination (Shortcut) zuweisen

Selbstverständlich können Sie auch während der Aufzeichnung des Makros eine Tastaturkombination festlegen.

  • Menü EXTRAS
  • Anpassen

 

image030

 

Klicken Sie auf "Tastatur" und es öffnet sich das folgende Dialogfenster. Wählen Sie als Kategorie "Makros"

 

image040

 

Gehen Sie auf das Feld "Neue Tastenkombination" und geben Sie die gewünschte Tastenkombination ein. Es erscheint ein Hinweis, ob die Kombination bereits vergeben ist.

Man sollte sich hier aber nicht auf das System verlassen. Es werden nicht alle Kombinationen richtig angezeigt. Deshalb ist es wichtig, das gewünschte Kürzel vorher zu testen, ob es bereits vergeben ist. Auch wenn man eine bereits vergebene Kombination nicht benötigt, so sollte man sie nur dann überschreiben, wenn man den Computer allein benutzt. Es kann ja sein, dass gerade diese Option von einem anderen Benutzer verwendet wird.

Klicken Sie auf "Zuordnen". Die Tastenkombination wird in das Feld "Aktuelle Tastenkombination" übernommen.

Schließen Sie nun noch die beiden offenen Fenster.

Nun können Sie das Makro über die Tastaturkombination aufrufen.

 

4. Wie wird ein bestehendes Makro bearbeitet?

Wollen Sie ein bereits existierendes Makro ändern, so haben Sie im Moment nur die Möglichkeit, das alte zu löschen und neu zu schreiben. Aber es gibt natürlich noch eine andere Möglichkeit:

 

Um ein existierendes Makro zu ändern, steht ein leistungsfähiger Editor zur Verfügung. Er wird aktiviert durch:

  • EXTRAS
  • Makro
  • Visual-Basic-Editor oder Alt+F11

 

image050

 

Sie können nun in dem linken Fenster "Normal", "Module" das entsprechende Makro selektieren, oder viel einfacher:

Sie drücken in WORD 2000:

  • Alt+F8

Das Makrofenster öffnet sich.

Markieren Sie das Makro "Schluss" und klicken Sie auf "Bearbeiten". Der Visual-Basic-Editor wird geöffnet.

 

image060

 

Der VISUAL-BASIC-Editor

Wie in dem obigen Bild zu sehen, besteht der Editor aus drei Fenstern (Projekte, Eigenschaften und Code). Die beiden linken kleinen Fenster sollen zunächst nicht beachtet werden. Sie können Sie auch schließen. In dem Codefenster können Sie den Code des Makros sehen, wenn Sie über WORD auf "Bearbeiten" geklickt haben. Sollten Sie das Codefenster nicht sehen, dann können Sie es über

  • "Ansicht / Code" bzw. F7

einblenden.

 

Das Makro besteht aus folgenden Codezeilen:

 

Sub Schluss ( )
'
' Schluss Makro
' Makro aufgezeichnet am 12.11.00 von Albin Buhl
'
    Selection.TypeText Text:="Mit freundlichen Grüßen"
    Selection.TypeParagraph
    Selection.TypeParagraph
    Selection.TypeParagraph
    Selection.TypeText Text:="Albin Buhl"
    CommandBars("Stop Recording").Visible = False
End Sub

 

In VISUAL-BASIC gibt es keine Makros. Sie werden hier Prozeduren genannt. Eine Prozedur beginnt stets mit SUB, darauf folgt ein Name (Makroname) gefolgt von ( ) . Die Klammern werden später noch erläutert. SUB steht für "Subprozedur". Die Prozedur endet mit ENDSUB.

Sie können nun den Text, der in Anführungszeichen steht, ändern:

 

    Selection.TypeText
    Text := "Ich freue mich auf ihre Antwort und verbleibe mit freundlichen Grüßen"

  • "Datei"
  • "Schließen und zurück zu Microsoft Word" oder "Alt+Q"

Wenn Sie nun das Makro ausführen, dann wird das Makro in der veränderten Form ausgeführt.

 

Wo kann ich Hilfe über die Objekte und Methoden erhalten?

VISUAL-BASIC hat ein leistungsfähiges Hilfe-System. Zum Hilfe-System gelangt man über die F1-Taste. Hier können Sie über die Registerkarten

  • Inhalt
  • Antwort-Assistent
  • Index

gezielt das gewünschte Thema oder Schlüsselwort suchen. Allerdings setzt dies einige Kenntnisse über die Programmierung voraus. Wir werden uns schrittweise an die einzelnen Themen heranarbeiten. Allerdings ist die zugrundeliegende Programmiersprache VISUAL-Basic so mächtig, dass wir in der Einführung nur wenige Teile behandeln können.

 

 
 
Sunday, 19. November 2017 / 18:44:39